Funktionen
Ein Werkzeug statt fünf Abos
Vom ersten Angebot bis zur Buchung in der EÜR. Alles greift ineinander, weil es dieselbe Anwendung ist – kein Export, kein Übertragen, keine Schnittstelle, die morgen bricht.
Der Weg eines Auftrags
Jeder Schritt entsteht aus dem vorigen. Nichts muss zweimal erfasst werden.
Im Einzelnen
Angebote
- Status-Workflow: Entwurf, versendet, angenommen, abgelehnt, abgelaufen
- Gültigkeitsdatum und Erinnerung
- Ein-Klick-Umwandlung in eine Rechnung
- Anhänge und Versand per E-Mail
Rechnungen
- Positionsrabatte und Gesamtrabatte, Summen rechnet der Server
- Nummernmuster mit Jahr, Monat und Zähler, Startwert je Jahr
- ZUGFeRD 2.1 und XRechnung 3.0
- Rückwirkende Rechnungen mit eigener, noch freier Rechnungsnummer
- Wiederkehrende Rechnungen und Gutschriften
- Optionale USt-IdNr. und Zahlungsdatum im Rechnungs-Export
- Ausgestellte Rechnungen sind gesperrt – Korrektur per Gutschrift
- Zahlungseingänge und Teilzahlungen direkt an der Rechnung
- Unveränderbare Änderungshistorie je Rechnung
Aufträge & Zeiterfassung
- Status von Entwurf bis abgerechnet
- Mehrere Zeiteinträge, Material und Notizen je Auftrag
- Digitale Unterschrift für die Abnahme
- Kalender mit Terminplanung und ICS-Export
Kunden
- Profilseite mit Rechnungen, Angeboten, Gutschriften und Notizen
- Mehrere E-Mail-Adressen je Kunde
- Kundenspezifische Stundensätze und Materialien
- Import bestehender Daten mit Vorschau und Prüfung
Datenübernahme & Umzug
- Import aus Excel (.xlsx), CSV, TSV und JSON mit Feldzuordnung und Vorschau
- Kunden, Rechnungen, Einnahmen und Ausgaben, Zahlungen sowie Aufträge und Kurse übernehmen
- Importläufe mit Protokoll und Rückgängig-Funktion bis zum Abschluss des Umzugs
- Übernommene Rechnungen behalten Nummer und Zahlungsstand; das Originaldokument lässt sich hinterlegen
Mahnwesen
- Drei Mahnstufen mit eigenen Texten
- Mahngebühren je Stufe
- Versand als PDF per E-Mail
- Historie je Rechnung
Belege
- Texterkennung im eigenen Container
- Vorschläge werden geprüft, nicht gebucht
- Verknüpfung mit EÜR-Buchungen
- Beleg als Rechnungsentwurf an den Kunden weiterberechnen
- PDF, JPG, PNG und WEBP bis 25 MB
E-Rechnungseingang
- XRechnung- und CII-XML einlesen
- Prüfung auf zentrale Pflichtfelder
- Archivierung mit SHA-256-Prüfsumme
- Zuordnung zu einem Kunden
EÜR & Anlagen
- Teilzahlungen und Korrekturen
- Revisionssichere Stornos mit Historie
- Anlagenverzeichnis mit linearer Abschreibung
- Auswertungen und Journal als PDF und CSV
Team & Mandanten
- Mehrere Nutzer mit eigenen Zugängen und Einladungen
- Rollen: Besitzer, Administrator, Mitarbeiter, Nur-Lesen
- Getrennte Workspaces je Mandant
- Trennung durch die Datenbank erzwungen, bei jedem Build geprüft
- Backups je Workspace als JSON oder ZIP, mit Wiederherstellung
Im Alltag
Funktionen sind das eine. Ob man das Werkzeug gern öffnet, entscheidet sich an anderen Stellen.
- Übersicht mit Kennzahlen
- Offene und überfällige Beträge, Umsatzverlauf der letzten zwölf Monate mit Vorjahresvergleich, umsatzstärkste Kunden und die Termine der Woche.
- Eine Suche für alles
- Ein Suchfeld in der Kopfleiste findet Kunden, Rechnungen, Angebote und Aufträge – und filtert Listen live, während du tippst.
- Hinweise aus dem Bestand
- Überfällige Rechnungen und nicht versendete Entwürfe stehen als Hinweis in der Kopfleiste, unvollständige Firmendaten in der Seitenleiste. Jeder Eintrag führt dorthin, wo er sich erledigen lässt.
- Vorlagen mit echter PDF-Vorschau
- Dokumentvorlagen zeigen das tatsächlich erzeugte PDF, nicht eine Skizze davon. Text- und Positionsvorlagen liegen daneben.
- Dunkelmodus und Akzentfarbe
- Hell, dunkel oder wie das System. Die Akzentfarbe wählst du selbst – oder sie folgt dem Terminologieprofil.
- Schrift ohne Nachladen
- Die Oberfläche bringt ihre Schrift selbst mit. Kein Aufruf bei Google Fonts oder einem anderen Dienst.
Spricht deine Sprache
Nicht jeder hat „Kunden". Eine Physiotherapiepraxis hat Patienten, eine Kanzlei Mandanten, eine Musikschule Schüler. SoloOffice stellt das Vokabular der Anwendung um – in der Navigation, in Überschriften, Formularen, Hinweisen und auf den Dokumenten.
Umschaltbar in den Einstellungen, jederzeit änderbar.
SoloOffice lässt sich mit Docker auf eigener Infrastruktur betreiben. Dabei läuft auch die Belegerkennung lokal im Backend-Container.Anleitung zum Selbst-Hostingund Details zur lokalen OCR.
Heute selbst hosten. Später umziehen. Oder umgekehrt.
Selbst hosten geht sofort. Das gehostete Angebot folgt mit derselben Software – und deine Daten lassen sich jederzeit mitnehmen.
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