Die kurze Antwort
Es gibt zwei getrennte Pflichten, und sie greifen zu unterschiedlichen Zeitpunkten:
- Empfangen: seit 1. Januar 2025. Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen entgegennehmen und aufbewahren können – ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme für Kleinunternehmer.
- Senden: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen.
Wer heute Rechnungen an andere Unternehmen stellt, hat also Zeit. Wer Rechnungen bekommt – und das sind alle – muss bereits empfangsfähig sein.
Was überhaupt eine E-Rechnung ist
Der häufigste Irrtum: Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung. Seit der Neuregelung gilt es als sonstige Rechnung.
Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, das Software ohne Zwischenschritt auslesen kann, und entspricht der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das im Wesentlichen zwei Formate:
- XRechnung – reines XML, keine Bildebene. Verpflichtend bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- ZUGFeRD – ein PDF, in das die Daten zusätzlich als XML eingebettet sind. Menschen sehen ein gewohntes Dokument, Software liest die Werte automatisch.
Welches sinnvoll ist, hängt vom Empfänger ab. Der Formatvergleich geht darauf im Detail ein.
Wen die Pflicht betrifft – und wen nicht
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Nicht betroffen sind:
- Rechnungen an Privatpersonen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
- Fahrausweise
- bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand befreit – aber ausdrücklich nicht vom Empfang. Weil dieser Punkt besonders oft missverstanden wird, gibt es dazu einen eigenen Text.
Was „empfangsfähig sein" praktisch bedeutet
Hier wird es interessant, denn an dieser Stelle wird viel verkauft, was nicht nötig ist. Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Software vor. Verlangt wird, dass du eine E-Rechnung
- entgegennehmen kannst,
- lesen beziehungsweise auswerten kannst und
- revisionssicher aufbewahrst – acht Jahre, im ursprünglichen Format, unveränderbar.
Für Punkt 1 genügt ein E-Mail-Postfach. Für Punkt 2 reicht bei ZUGFeRD schon ein PDF-Betrachter, für reine XRechnungen gibt es kostenlose Anzeigeprogramme. Punkt 3 ist der eigentlich anspruchsvolle Teil: Die Datei muss im Original erhalten bleiben, ein Ausdruck genügt nicht.
Ehrlich gesagt: Wenn du wenige Eingangsrechnungen im Jahr hast, brauchst du dafür keine neue Software. Ein geordnetes Postfach und eine saubere Ablage erfüllen die Anforderung. Wer das anders darstellt, will dir meist etwas verkaufen.
Was du jetzt sinnvollerweise tust
- Prüfe, ob du empfangsfähig bist. Kommt eine XRechnung bei dir an, kannst du sie öffnen und aufbewahren? Wenn ja: erledigt.
- Kläre deine Archivierung. Acht Jahre, Originalformat, unveränderbar. Das ist der Punkt, an dem die meisten nachbessern müssen.
- Rechne aus, wann dich die Sendepflicht trifft. Über 800.000 Euro Vorjahresumsatz? Dann 2027. Sonst 2028.
- Sprich mit deiner Steuerkanzlei, bevor du Software wechselst. Sie weiß, was bei ihr ankommen muss.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Empfangen müssen alle Unternehmen in Deutschland seit dem 1. Januar 2025. Senden müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein normales PDF gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das der Norm EN 16931 entspricht – in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD.
Betrifft die Pflicht auch Rechnungen an Privatpersonen?
Nein. Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für deinen konkreten Fall ist deine Steuerkanzlei die richtige Adresse.
Und wenn du senden willst
SoloOffice erzeugt ZUGFeRD und XRechnung – in jeder Fassung, auch in der kostenlosen zum Selbsthosten. Beim Empfang hilft es dir inzwischen ebenfalls: Eingehende XRechnung- und CII-Dateien werden eingelesen, auf die zentralen Pflichtfelder geprüft und mit Prüfsumme abgelegt. Eine Einschränkung bleibt – kommt die Rechnung als ZUGFeRD-PDF, steckt das XML im Dokument und kann noch nicht ausgelesen werden. Auch das gehört zur ehrlichen Antwort.